Las redes sociales

Hoy nos vamos a desviar un poco de lo que son los evento y hablaremos sobre las redes sociales.

Pocos son lo que no conocen facebook, twitter, linkedin, flickr….

¿pero realmente saben manejarlos? Para ello hoy os daremos unos consejillos:

-          Al crear una cuenta poner una foto de perfil para identificarnos.

-          Usar el nombre verdadero si lo que se quiere conseguir es trabajo.

-          Rellenar las redes sociales con la mayor información posible, hayq eu contar que si no se quiere que todo el mundo lo vea, esta la privacidad que ofrecen las diferentes cuentas.

-          Saber poner comentarios directos y atrayentes.

-          Estar al tanto de lo que ocurre en estas redes.

-          Siempre hay novedades que nos pueden interesar.

-          Cuidado con lo que se cuelga!

-          Si no se sabe como usarlas correctamente, buscando en internet siempre encontraremos guías de usuario que nos pueden ayudar.

Estos son todo de momento!

Espero haber sido de ayuda y que ahora os animéis un poco a usarlas.

COSAS QUE NO HAY QUE OLVIDAR EN UN EVENTO

Hay ciertas cosas de las que nos olvidamos a la hora de crear un evento y que son básicas e importantes para la buena realización y seguridad del mismo.

Hablamos de tener en cuenta y saber cuáles son las salidas de seguridad en caso de ocurrir una desgracia o hagan falta. Hay que saber cuáles serán las salidas, tanto en evento interior como exterior.

A su vez, el tener un desfibrilador o al menos un botiquín y si es un evento de gran envergadura a los sanitarios como pueden ser: Cruz Roja, Dya… y otras empresas.

Por otra parte, hay que tener en cuenta a las personas con algún tipo de minusvalía o enfermedad. En caso de personas sordas, tener un traductor de signos, tener los menús o programas en braille y en las comidas haber preguntado si hicieran falta menús especiales. 

Las fases de un acto

En cada evento hay una serie de pasos que hay que realizar, una de ellas es organizar como se hará, desde que empiezan a llegar los invitados hasta que estos se marchan. Hay que tener cuidado con como se realiza,ya que si te despistas un segundo puede olvidarte de algún paso importante.

 

Las fases más sencillas serían:

-Recibimiento de invitados.

-Ordenación de los asistentes.

-Explicación de los objetivos del acto (visita si procede a las instalaciones).

-Ceremonia.

-Parlamento de anfitrión e invitado de honor.

-Encuentro entre anfitrión e invitados (apretitivo, comida, coctel…)

-Despedida

Selección de un lugar para el evento

La selección de un lugar depende considerablemente de la envergadura del evento. Por lo general, la envergadura se determina por el número de participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines de exposición.

La ubicación y el estándar de calidad del lugar de celebración son también aspectos importantes. Se barajar con la variación de asistentes al acto, pero con el lugar no ya que, por ejemplo, en una inauguración de un edificio el lugar viene determinado por el propio acto. Dependiendo del tipo de acto se podrá o no barajar con el lugar en el que se vaya a celebrar, para contar con diferentes lugares y comprobar de esta forma su idoneidad, nivel de servicios, ambiente y precios antes de tomar una decisión.

Por ello un lugar puede ser cualquiera que el anfitrión decida, siempre y cuando este disponga de todas las facilidades necesarias y cuando se ajuste a la temática del evento en si. Además hay que contar con los atrezzos necesarios para que este evento sea luego relevante y ameno para el público al que se dirige.

 

En este caso sería la Torre Iberdrola, puesto que es la nueva sede y porque es el objetivo en si del evento, presentarla a la sociedad bilbaína, vizcaína y a la sociedad nacional, además de al mercado internacional, derivada de su presencia en Escocia, Brasil y Portugal. Se realizó además, una retrasmisión en directo y online – Intranet de la empresa – para llegar a sus trabajadores y trabajadoras de los países anteriormente mencionados.

Minientrada

Organización

Hoy toca hablar sobre la planificación de un evento, es decir, aquello que no has de olvidar para que todo salga bien. Ha de elaborarse un programa detallado en el que se especifique cada paso:Imagen

Tener una base general de datos con ficheros personalizados de cada persona donde se puedan recoger los nombres de los asistentes, apellidos, direcciones, etc.. ademas no se tiene que olvidar que si en lo posible se pueden tener fotografias para identificar a las personas que asistan.

Listado de selección de invitados para cada acto.

Programa para el diseño y edición de invitaciones personalizadas.

Listado de confirmaciones de asistencia con indicación del día y hora en que se produce.

Correo electrónico propio para facilitar la comunicación con el invitado y hacere llegar las novedades que sean de interes.

Reproducción a escala real de la sala con los asientos disponibles, de manera que cada vez que se asigne un asiento quede reflejada su ocupación y que pinchado sobre él se sepa la persona que lo ocupa.

Elaboración y edición de acreditaciones, bien para los medios de comunicación, para la organización o para los propios invitados, si fuera necesario.

Si fuera necesario, control y seguimiento de otros aspectos relacionados con los invitados, como posibles traslados, alojamiento, etc

No os olvidéis de seguirlos y de no olvidaros a nadie en el proceso.

La vestimenta en un acto

Cuando se asiste a un acto, sea cual sea, este siempre exige ir de una etiqueta determinada, pero muchos son los que no saben como ir, sobre todo, este punto es más complicado para las mujeres puesto que pueden llevar vestido largo, corto, pantalón… y los hombres siempre con traje.

Por ello os indicaremos una serie de pasos a tener en cuenta:

Lo importante para que un cargo importante no cometa el error con la vestimenta es que:

1. Tengan un consultor en imagen que los asesore.

2. Quien los asesora posea los conocimientos necesarios para desempeñarse como consultor en imagen.

Unos  errores comunes en las mujeres a la hora de escoger su ropa es en primer lugar, una blusa con estampado de animal print, es todo menos serio; ya que este tipo de prendas el mensaje principal que emite es de sexualidad y de sensualidad; por lo cual en un acto en presencia de una autoridad relevante queda fuera. En segundo término están los aretes demasiado largos y dorados que si bien hacen juego con la blusa, tampoco son apropiados para el evento. Ya que no se trata de una reunión en un bar, ni de una cita amorosa.

Hay que tener cuidado con los adornos excesivos ya que estos recargan mucho y dependiendo del evento que trate hace muy llamativo un traje sencillo. Evitar llamar la atención.

Hay que recordar que la imagen genera una primera percepción sobre la persona, y que la percepción es realidad. ¿qué imagen proyectas?

El ceremonial en la actualidad

En la actualidad se encuentran solicitudes de asesoramiento en el área de Ceremonialy Protocolo por parte de las oficinas creadas para tal fin en los organismos del Estado como en la Empresa Privada. Hoy día es mayor el personal que recurre a prepararse, intercambiar opiniones e información en relación con la toma de decisiones sobre algún caso específico.

La interrelación y comunicación ha permitido en la vida moderna el aumento de las actividades en el Gobierno, en las instituciones, en las representaciones de organismos internacionales en todas partes del mundo, con lo que refleja la necesidad de normar las actuaciones en todo momento; por lo tanto es necesario especializarse en la materia para actuar en el campo del Ceremonial con todas las herramientas que permitan el buen desarrollo de un acto en particular. Aunque existe una clasificación de los tipos de Ceremonial, se afirma que se está manifestando, a considerar, más dinámica su participación en los actos protocolares, pero lo que no se puede obviar es su base que está fundada en el principio universalmente reconocido “la igualdad jurídica de los Estados y la reciprocidad en el trato”.

Otro que se puede ver es el ceremonial en las relaciones públicas:

El Ceremonial en las Relaciones Públicas cada día está más patente por la necesidad de actuación conjunta. El especialista en Ceremonial que trabaja en el campo privado no difiere del que se dedica al Ceremonial y Protocolo Oficial, precisamente lo que le abre ese campo es el dominio del conocimiento de lo público u oficial para adaptarlo al campo empresarial privado.

El anfitrión y su responsabilidad

Todo acto tiene un anfitrión a quien le corresponde asumir la responsabilidad organizadora, convocar a los posibles invitados, recibirlos y despedirlos. Y, desde luego, hacerse cargo, generalmente, de los gastos que implique su celebración.

El anfitrión ocupa un lugar especifico en el acto que organiza, recibe a todos los invitados, facilita las presentaciones entre los que no se conocen, se encarga del operativo general de la organización, envia las invitaciones, asume todas las necesidades que el evento requiere para su buen desarrollo y toma las decisiones relacionadas con el protocolo que afecta a los asistentes, entre otras muchas funciones que iremos desgranando.

En cuanto a la ordenación de los invitados esta depende en este caso exclusivamente del anfitrion al ser este un evento de una empresa privada, ya que es el quien pone las normas. Con respecto al Real Decreto de Precedencias vigente en España (pagina44-45) que en su artículo 6 dice: “ La precedencia en los actos oficiales de carácter especial se determinará por quien los organice, de acuerdo, con su normativa específica, sus costumbres y tradiciones y, en su caso, con los criterios establecidos por el presente Ordenamiento.” Todo ello teniendo en cuenta el tipo de acto y su filosofia, y procurando no vulnerar sin razonamiento alguno el orden entre las autoridades.

Desarollo de un acto Y partes del programa

DESARROLLO DE UN ACTO

Todo acto debe tener su correspondiente programa.
Es el elemento básico en el que se sustenta cualquier evento.
Debe ser flexible, variaciones mínimas, sin consecuencias negativas.
Cerrado con tiempo suficiente; y dado a conocer a invitados espaciales.
El conocimiento del acto se publicita a todos los invitados.

PARTES DEL PROGRAMA

” Cronograma: concreción horaria
” Anexos: ampliación de información de partes concretas del programa
” Guía de ruta: itinerarios (vehículos, a pie…)
” Planos: concreción de instalaciones, recorrido de las mismas..
” Listados: relación de invitados y relación de asistentes.
” Grafismos: diseños realizados para invitaciones, menús, paneles, carteles…
” Notas de protocolo: mensajes de especial interés para los invitados.
” Documentación: información relativa al origen del evento.
” Programa interno: Solo para el personal directamente implicado.
” Envío del programa: información previa a las autoridades o invitado de honor.
” Programa de bolsillo: “la chuleta” . Resumen del programa.
” Programa asistentes: congresos, conferenciass, actividades culturales …etc.

Las banderas

Qué poco nos damos cuenta de esos trozos de tela de colores que aparecen en los actos de la importancia que tienen. Las banderas son uno de los principales símbolos de un país y de muchas instituciones, por lo que deben ser ubicadas de forma correcta. Lo hemos visto en las olimpiadas de Londres 2012, pleno siglo XXI como habían prohibido algunas a aficionados y familiares de atletas el llevar la bandera de una comunidad. ¿Censura? La verdad es que no hay una norma escrita pero dicen que solo están permitidas las de países olímpicos y no de municipios o provincias.

Confundirse o ponerla en mal lugar o de manera inadecuada puede llevar a muchos problemas. Lo que para algunos es una tontería para otros puede suponer una guerra política, religiosa… pero vamos problemas para el país. Por lo tanto al organizar un evento debes decidir las normas para dicho evento y hacerlo saber a los asistentes para no crear problemas.

Hablando de las Olimpiadas, la bandera Olímpica deberá figurar en todos aquellos eventos en los que participe esta organización y en aquellos organizados o promovidos por ella. En la sede del Comité Olímpico Internacional, las banderas se colocan por orden alfabético, tomando como base el idioma inglés.

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